Gérer ses courriels, quelle galère!

Publié le 09 octobre 2019  /  Organisation  /   0

Gérer ses courriels, quelle galère!

Vous recevez 125 courriels par jour? Vous avez 523 courriels non lus dans votre boîte de réception? Vous peinez à effectuer tous vos suivis? Bref, gérer vos courriels est devenu une véritable galère! Je vous propose donc quelques conseils pour mettre fin à ce raz-de-marée.

Fixez des moments précis pour lire vos courriels

Arrêter sa tâche en cours chaque fois que l’on entend le bruit de la notification annonçant l’entrée d’un courriel, c’est une grande perte de temps. Pourquoi? Parce qu’après chaque interruption, vous devez prendre du temps pour vous replonger dans votre travail. Incapable de vous contrôler? Enlevez les notifications ou fermez tout simplement votre messagerie.

Réservez-vous du temps pour gérer vos courriels. Il existe plusieurs façons de faire et aucune n’est meilleure qu’une autre. Il suffit de trouver celle qui convient à votre situation. Votre choix variera selon le nombre de courriels que vous recevez au quotidien et votre fonction. Un chef d’entreprise peut répondre dans les 24 à 48 heures à un fournisseur, mais on s’attend à ce qu’un préposé aux renseignements réponde dans un délai beaucoup plus court. Voici quelques suggestions :

  • Une fois par jour, en arrivant au bureau;
  • Quelques minutes trois fois par jour (8 h, 13 h et 17 h);
  • Chaque fois que vous terminez une tâche, avant d’en commencer une autre;
  • Toutes les heures.

Traitez vos courriels tout de suite

De préférence, vous devriez traiter vos courriels au fur et à mesure que vous les lisez. Vous voulez remettre cette tâche à plus tard? Alors marquez votre courriel comme non lu; cela vous évitera de l’oublier.

Sinon, il existe quatre façons de traiter un courriel :

  • Le supprimer immédiatement;
  • Le transférer afin d’informer quelqu’un ou de déléguer une tâche;
  • Y répondre;
  • Transformer le courriel en tâche ou en rendez-vous.

Appliquez la règle des 5 minutes

Cette règle est très simple. Comme son nom l’indique, si vous pouvez traiter un courriel en moins de 5 minutes, faites-le sur-le-champ. Sinon, transformez-le en tâche. C’est aussi simple que cela!

Classez vos courriels au jour le jour

Une boîte de réception, ce n’est pas une liste de tâches (to-do list). Cette fameuse liste devrait se retrouver ailleurs : dans la section « Tâches » de Outlook, dans une application comme Trello ou Asana, sur une feuille de papier…

Je vous recommande de classer vos courriels tous les jours : c’est la meilleure façon de garder le contrôle. Pour ce faire, créez des dossiers et des sous-dossiers au nom évocateur : le nom d’un client ou d’un fournisseur, un projet, un thème (infolettre, factures à payer…), etc. Surtout, ne jamais classer les courriels par nom ou par date. Qu’arrivera-t-il si Stéphane se fait remplacer par Nathalie chez votre fournisseur?

Mettez un terme aux copies conformes inutiles

Est-ce vraiment utile d’être mis en copie conforme de tous les courriels qu’envoient les membres de votre équipe? Je ne crois pas. En donnant des directives claires quant aux situations où vous voulez être en copie conforme, vous réduirez grandement les courriels inutiles qui ne vous concernent pas.

Ça y est : vous avez maintenant plusieurs outils en main pour gérer vos courriels avec zénitude. Besoin d’un coup de main pour mettre de l’ordre dans tout cela?

Je peux vous aider à créer un système efficace.

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