Faciliter la gestion de ses courriels grâce à l’automatisation

Publié le 04 mai 2020  /  Non classé  /   0

Faciliter la gestion de ses courriels grâce à l’automatisation

142 messages non lus et 8 356 messages dans votre boîte de réception. C’est votre cas? Et si je vous disais que vous pourriez gérer beaucoup plus facilement vos courriels en créant certaines règles automatiques? Il en existe plusieurs, mais aujourd’hui, je vous présente mes préférées avec Outlook.

 

Créer une règle : rien de plus simple!

  1. Cliquez-droit sur un message dans votre boîte de réception ou un autre dossier de messagerie, puis sélectionnez Règles.
  2. Sélectionnez une des options. Outlook suggère automatiquement de créer une règle basée sur l’expéditeur et les destinataires. Pour afficher davantage d’options, sélectionnez Créer une règle.
  3. Dans la boîte de dialogue Créer une règle, sélectionnez une ou plusieurs des trois premières cases à cocher: expéditeur, destinataire et objet.
  4. Dans la section Procédez comme suit, choisissez la règle de votre choix, puis cliquez sur OK.

 

Et c’est parti…

 

Déplacer vers

Déplacer dans le dossier Réseautage tous les courriels qui proviennent de Stéphane Boudreau.

Déplacer dans le dossier À lire tous les courriels dont l’objet contient Infolettre.

Déplacer dans le dossier ABC Tutorat tous les courriels qui proviennent de Caroline Pelletier, dont l’objet contient Rapport d’intervention.

Cette règle vous permettra de classer plus rapidement vos courriels. Vous avez peur d’oublier de les lire, car ils se classeront automatiquement avant que vous les ayez lus? Aucun danger. Vous verrez apparaître un chiffre en gras à droit de votre dossier qui vous indiquera le nombre de courriels non lus dans celui-ci.

 

Transférer à

Plusieurs de mes clients adorent cette règle. Disons que vous recevez, tous les lundis, un bulletin d’information que vous transférez aux membres de votre équipe. Votre règle pourrait donc ressembler à ceci : Transférer à Julie Caron, Serge Bilodeau, Carl Bérubé et Lucie Ferron les courriels qui proviennent de CQRHT dont l’objet contient Bulletin.

 

Classer par ordre de priorité

Faible, normale élevée. J’adore classer mes courriels par ordre de priorité, car cela me permet de les visualiser facilement en un seul coup d’œil.

 

Quelques informations complémentaires

Sachez que vous pouvez modifier ou supprimer des règles à tout moment.

  1. En haut de la page, sélectionnez Paramètres/Afficher tous les paramètres d’Outlook.
  2. Choisissez Règles de courrier.
  3. Dans la règle que vous souhaitez modifier ou supprimer, sélectionnez Modifier ou Supprimer, et cliquez sur Enregistrer.

Autre élément important à connaître : au moment d’écrire ces lignes, on ne peut pas exécuter de règles automatiques sur des messages existants. Chaque nouvelle règle s’applique uniquement aux messages qui suivront. Vous devrez, hélas, déplacer ou supprimer vous-même les centaines ou milliers de courriels de votre boîte de réception.

Vous avez besoin d’une professionnelle pour vous aider à gérer vos courriels et à créer des règles automatiques? Communiquez avec moi dès maintenant.

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