Des applications pour faciliter la gestion de projets

Publié le 29 novembre 2019  /  Organisation  /   0

Des applications pour faciliter la gestion de projets

« Magdalena, j’ai trop de mandats/projets/clients à gérer. Je ne sais plus où donner de la tête. » Cette phrase, mes clients me la sortent souvent… trop souvent. Et la plupart du temps, le problème, ce n’est pas une surcharge de travail, mais plutôt un manque d’organisation. La solution que je leur propose à tous coups : utiliser une application de gestion de projets.

 

Qu’est-ce qu’une application de gestion de projets?

Il s’agit d’une application qu’on peut télécharger sur son téléphone intelligent ou sa tablette, ou bien utiliser en ligne. On en retrouve une multitude; la majorité est gratuite, mais offre des options payantes. Elles peuvent offrir de nombreuses fonctionnalités, notamment :

  • Découpage d’un projet en tâches;
  • Calendrier de réalisation (date de début et de fin de chaque tâche, personne responsable de chaque tâche, état d’avancement des travaux);
  • Travail collaboratif : accès à des documents partagés;
  • Production de rapports en format tableau de bord.

Aujourd’hui, je vous présente mes deux applications préférées que je recommande à mes clients, en fonction de leurs besoins : Asana et Trello. Je les aime d’amour pour leur approche visuelle et collaborative de la gestion de projets.

 

Asana

Asana, c’est mon appli chouchou. C’est de la bombe! Voici pourquoi je l’aime tant.

La version gratuite permet jusqu’à 15 utilisateurs. Très intéressant!

L’application permet d’assigner des tâches à plusieurs personnes qui participent à la réalisation d’un projet, que ce soit des employés, des collaborateurs, des pigistes ou une adjointe virtuelle.

Elle permet aussi de prévoir des délais de réalisation à l’heure et même à la minute près. Ça, c’est ce que l’on appelle de la précision!

On peut y joindre des fichiers en tous genres (Word, Excel, PowerPoint, photos…) ainsi que des hyperliens.

Autre avantage indéniable : on peut lier Asana à plus d’une centaine de logiciels et applications : messagerie électronique, messagerie instantanée, Dropbox, Google Drive, Slack, Zoho, Mailchimp…

Parfait pour la collaboration au quotidien et la planification de projets ponctuels, et ce, peu importe le nombre de collaborateurs et la complexité des projets.

 

Trello

Trello est un outil pour organiser vos projets professionnels, mais aussi personnels. Rassurez-vous : vous pouvez garder ces derniers privés, puisque vos collaborateurs n’y auront pas accès.

Au début, il faut s’habituer à l’approche de Trello. Ici, on ne parle pas de tâches, mais de cartes, et les projets deviennent des tableaux. Mais ça se fait très bien.

J’adore la présentation visuelle de cet outil. Pour chaque projet, c’est comme si on se retrouvait devant un tableau blanc et qu’on y posait tout plein de Post-it.

On peut trier chaque tableau (projet) comme une to-do list et faire glisser les cartes (tâches) d’une colonne à l’autre, selon leur progression.

Parfait pour les projets ponctuels qui contiennent peu de tâches (moins de 30), puisqu’on ne peut pas créer de sous-tâches ni les regrouper.

Bref, pour gagner en efficacité, cela vous prend absolument une application de gestion de projets. Besoin d’un coup de main pour choisir le meilleur outil et apprendre à l’utiliser? Écrivez-moi au info@adjointes-vip.com dès maintenant.

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