Comment développer une bonne relation avec votre adjointe virtuelle

Publié le 12 mai 2020  /  Entrepreneuriat  /   0

Comment développer une bonne relation avec votre adjointe virtuelle

Je participe à une rencontre de réseautage et discute avec passion de mon métier d’adjointe virtuelle. Puis, sans que je le vois venir, mon interlocuteur me lance : « T’as l’air ben fine, mais une adjointe virtuelle, plus jamais. J’ai tellement eu une mauvaise expérience. »

Hum! Ça ne commence pas bien… Après quelques questions, je me suis rendu compte que le problème n’était ni lui ni l’adjointe virtuelle, mais plutôt un manque de communication et d’organisation.

Alors, qu’est-ce que ça prend pour développer une bonne relation avec son adjointe virtuelle et maximiser sa collaboration?

 

Préciser ses attentes

Votre adjointe virtuelle n’a pas de boule de cristal et ne lit pas dans votre esprit. Impossible de deviner ce que vous attendez d’elle. C’est pourquoi une bonne communication s’avère essentielle. Prenez le temps de mettre les choses au clair dès le départ et de donner de la rétroaction sur une base régulière.

Voici deux éléments essentiels à préciser avec elle :

  • Les tâches à confier : gestion des courriels et de l’agenda, tenue de livres, mise en pages de documents, facturation, prise d’appels, gestion des réseaux sociaux… La majorité des adjointes virtuelles offrent quelques services dans lesquels elles se spécialisent. Selon moi, on ne peut pas être bon dans tout. Si quelqu’un vous dit qu’elle peut tout faire, méfiez-vous.
  • Le nombre approximatif d’heures de travail exigé par semaine ou mois. Cette information est primordiale, car elle permettra de bien planifier son emploi du temps. Si vous triplez sa charge de travail du jour au lendemain, sans lui en parler, vous la prendrez au dépourvu. Mais si vous prenez le temps d’en discuter avec elle, elle pourra s’ajuster plus facilement.

 

Tisser un lien de confiance

Est-ce que vous demanderiez à une personne de vous épouser lors d’une première date? Certainement pas. Une relation, qu’elle soit amoureuse ou d’affaires, ça se bâtit avec le temps.

Personne ne vous demande de confier votre numéro de carte de crédit ou de donner accès à l’ensemble de votre répertoire informatique dès le premier jour. Mais tôt au tard, vous devrez apprendre à faire confiance à votre adjointe virtuelle afin qu’elle vous aide de façon efficace.

 

Laisser tomber son côté control freak

Déléguer une tâche, c’est s’attendre à ce qu’elle soit réalisée avec professionnalisme, dans le délai imparti. Mais le « quand » et le « comment » relèvent de votre adjointe virtuelle.

Disons que vous lui avez demandé de mettre en page un rapport pour lundi prochain. Eh bien, si elle décide de réaliser cette tâche dimanche soir, c’est son affaire.

Qu’elle travaille en pyjama chez elle, ou bien dans un café ou un espace de coworking, ça aussi, ça ne regarde qu’elle.

 

Démontrer de la considération

Votre adjointe virtuelle est une entrepreneure, tout comme vous. Son rôle consiste à vous délester de certaines tâches afin que vous puissiez vous concentrer sur votre zone de génie. Véritable partenaire de votre réussite, elle vous aidera à atteindre vos objectifs.

 

Éviter les fausses urgences

Remettre vos papiers à votre adjointe le 29 janvier pour qu’elle fasse votre rapport de taxes, c’est inacceptable! Vous aviez un mois pour y penser. Alors, si vous avez tendance à attendre à la dernière minute, parlez-lui-en. Elle vous aidera dans votre planification et pourra vous envoyer des rappels.

En terminant, je vous le répète : votre adjointe virtuelle peut devenir votre plus grande alliée. Pour arriver à forme une équipe efficace, il suffit de mettre en place de bonnes pratiques. Vous songez à engager une adjointe virtuelle, mais hésitez encore? Communiquez avec moi : je pourrai vous donner des trucs pour trouver la perle dont vous avez besoin et pour développer une bonne relation avec elle.

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